مهارت مدیریت زمان چه کمکی به موفقیت شما می‌کند؟

شما در شبانه‌روز فقط ۲۴ ساعت زمان دارید. حتما گاهی برایتان پیش آمده که آرزو کرده‌اید ای کاش زمان بیشتری برای انجام کارهایتان داشتید. شاید هم کارهای زیادی را در برنامه خود دارید که فرصت انجام انها را ندارید. شما که نمی‌توانید ساعات شبانه‌روز را بیشتر کنید؛ پس بهتر است مهارت مدیریت زمان را یاد بگیرید تا بتوانید از همین زمان محدود، بهتر استفاده کنید.

اول ببینیم مهارت مدیریت زمان چیست؛ بعد تکنیکهایی را برای استفاده بهتر از زمان با هم مرور می‌کنیم.

مدیریت زمان چیست؟

زمان باارزش‌ترین دارایی شماست. مدیریت زمان به معنی این است که از زمان محدود و مشخصتان بهترین استفاده را ببرید تا هم وقتتان را هدر ندهید و هم بتوانید به تمام کارهایتان برسید. مهارت مدیریت زمان، کارایی و بهره‌وری شما را زیاد می‌کند و باعث می‌شود در درازمدت به اهدافتان برسید.

برای مدیریت زمان باید کارهایتان را اولویت‌بندی کنید و هر قسمتی از روز را به انجام کار مشخصی اختصاص دهید. همچنین زمانی را که می‌توانید صرف انجام هر کار کنید، باید از قبل معین کنید.

نداشتن مهارت مدیریت زمان چه مشکلاتی را برایتان ایجاد می‌کند؟

• اگر نتوانید وقتتان را به‌درستی مدیریت کنید از برنامه‌ها و کارهایتان عقب می‌افتید و نمی‌توانید به موقع به وظایفتان عمل کنید.
• مجبور می‌شوید کارها را در لحظه آخر با کیفیت پایینی انجام دهید.
• تعادل کار و زندگی شما به هم می‌خورد و ناچار می‌شوید از زمانی که باید برای خانواده و تفریح بگذارید، کم کنید تا بتوانید کارهایتان را به پایان برسانید.
• جایگاه شغلی و اعتبار اجتماعی‌تان را از دست می‌دهید.
• استرس زیادی را تحمل می‌کنید و همیشه نگران هستید.

یادگیری مهارت مدیریت زمان چه فایده‌ای دارد؟

اول ببینیم مهارت مدیریت زمان اکتسابی است یا اگر از دوران کودکی نداشتیم، دیگر نمی‌توانیم یاد بگیریم؟ خوشبختانه این مهارتی است که می‌توانیم درباره آن آموزش ببینیم و یکی از راهکارهای رسیدن به موفقیت و توسعه فردی است. دکتر یاسین نجفی زادگان در کارگاه مهارت زندگی به موارد متعددی اشاره کرده‌اند که یکی از انها مهارت مدیریت زمان است.

حالا ببینیم یادگیری این مهارت چه فایده‌ای دارد؟

• زمان بیشتری برای انجام کارهای موردعلاقه‌تان خواهید داشت.
• کارهایتان را با آرامش انجام می‌دهید و استرس کمتری را تجربه می‌کنید.
• وظایفتان را به بهترین وجه انجام می‌دهید و چون زمان کافی دارید، نیازی نیست در انجام کارهایتان عجله و بی‌دقتی کنید.
• اعتمادبه‌نفس شما بالاتر می‌رود. دیگران هم بیشتر به شما اعتماد می‌کنند.
• می‌توانید به پیشرفت و موفقیت بیشتر، امیدوار باشید.

مهارت مدیریت زمان شامل چه مواردی می‌شود؟

مهارتها با تکرار و تمرین در شما نهادینه می‌شوند و به‌مرور می‌توانید از آنها در زندگی روزمره خودتان استفاده کنید.

سازماندهی

اول بررسی کنید قرار است چه کارهایی انجام دهید و چقدر زمان دراختیار دارید. لیست کارها و مسئولیتهایتان را بنویسید. هرچیزی را که نیاز دارید آماده کنید مثلا اتاق کارتان را مرتب و آماده کنید؛ لوازمی را که نیاز دارید تهیه کنید و دردسترس قرار دهید. در این مرحله باید نظم و قانون‌مندی را در اولویت خود قرار دهید.

اولویت‌بندی

حالا باید کارهایتان را اولویت‌بندی کنید. وظایف و کارهای شما یا فوری هستند و یا غیرفوری. همچنین یا مهم هستند و یا نه. تمام کارها را بر این اساس تقسیم‌بندی کنید. مشخص است که کارهای مهم و فوری را باید زودتر انجام دهید. گاهی انجام کارهای غیرضروری و غیرفوری باعث می‌شود بخش زیادی از زمان مفید روزانه را ازدست بدهید.

بعضی از وظایف باید حتما در زمان خاصی انجام شوند، وگرنه دیگر فایده‌ای نخواهند داشت. این دسته‌بندی را برای تمام کارهایتان انجام دهید و سپس با رعایت اولویت، شروع به انجام کارها کنید.

تعیین هدف

اگر هدفتان را مشخص کنید، در روزهایی که کارها خوب پیش نمی‌روند، به شما برای ادامه کار انگیزه می‌دهد. هدفهایی را برای خودتان انتخاب کنید که منطقی و دست‌یافتنی باشند. اشکالی ندارد که گاهی رویاپردازی کنید، اما برای مدیریت بهتر زمان باید هدفهای واقعی انتخاب کنید تا بتوانید برای رسیدن به آنها برنامه‌ریزی کنید.

ابتدا اهداف بلندمدت خود را مشخص کنید؛ سپس آنها را به اهداف کوتاه‌مدت تقسیم کنید. مثلا می‌توانید یک هدف بزرگ ده ساله داشته باشید. بعد مشخص کنید برای رسیدن به این هدفتان، در یک سال آینده باید چه کارهایی را انجام دهید. سپس اهداف سالانه را هم به هدفهای کوچک ماهانه، هفتگی و روزانه تقسیم کنید. این کار باعث می‌شود در هر روز قدم کوچکی برای رسیدن به هدف بزرگتان بردارید. ازطرفی بزرگی کار شما را نمی‌ترساند و باعث ایجاد استرس نمی‌شود.

ارتباطات

داشتن ارتباطات خوب و موثر باعث می‌شود بتوانید همکاری بهتری را با همکارانتان تجربه کنید. انجام کارهای تیمی و گروهی مستلزم داشتن مهارت ارتباطی خوب است.

برنامه‌ریزی

در مهارت مدیریت زمان، برنامه‌ریزی نکته کلیدی و مهمی است. داشتن برنامه، تصمیم‌گیری را در موقعیتهای سخت برایتان راحت‌تر می‌کند. همچنین به زندگیتان نظم می‌دهد و سرعت انجام کارها را هم بیشتر می‌کند.

برون‌سپاری

اگر بخواهید تمام کارها را خودتان به تنهایی انجام دهید، به احتمال زیاد وقت کافی نخواهید داشت. برای مدیریت بهتر زمان لازم است گاهی به بعضی از کارها «نه» بگویید. اگر مسئولیتهای زیادی به عهده شماست، برخی از آنها را به کارمندان یا اطرافیانتان واگذار کنید.

بعضی از مدیران نمی‌توانند به کارمندانشان اعتماد کنند یا افراد نامناسبی را برای تفویض‌اختیار کارها انتخاب می‌کنند. حتی اگر شما یک مادر خانه‌دار باشید، گاهی لازم است بعضی از مسئولیتها را به همسر و فرزندانتان بسپارید تا بتوانید به مهمترین وظایف خود با دقت و حوصله کافی برسید.

مدیریت استرس

شاید یک مزیت مهم مهارت مدیریت زمان، کاهش استرس شما باشد. هرچقدر هم که مسئولیت شما سنگین باشد، سلامت روانتان اهمیت بیشتری  دارد. در فواصل انجام کارها، زمانی را باید برای استراحت و همچنین پرداختن به تفریحات موردعلاقه خود اختصاص دهید.

به‌ازای انجام کارهای مهم و یا برداشتن گامهایی برای هدفتان، یک پاداش کوچک برای خودتان درنظر بگیرید و برای موفقیتهایتان ارزش قائل شوید.

چند نکته برای بهبود مهارت مدیریت زمان

• در هر زمان روی یک کار تمرکز کنید و پس از پایان آن، به سراغ کار دیگر بروید. انجام هم‌زمان چندین کار، هم کیفیت آن را پایین می‌آورد و هم سطح استرس شما را بالا می‌برد.
• اگر مشکل جدی درمورد اهمالکاری دارید، برای حل این مشکل اقدام کنید و از یک متخصص یا مشاور باتجربه کمک بگیرید.
• به برنامه‌تان پایبند باشید. نوشتن برنامه بدون تعهد به انجام آن، کمکی به پیشرفت شما نمی‌کند.
• لیستی برای کارهایتان تهیه کنید و پس از انجام هر کار، جلوی آن تیک بزنید.
• ورزش کردن، رسیدگی به وضعیت سلامتی، ارتباط با دوستان و اعضای خانواده جزو کارهای مهم زندگی شما هستند. وقتی دارید لیست کارهای مهم و غیرمهم را می‌نویسید، این موارد را حذف نکنید.
• سحرخیزی کمک زیادی به مدیریت زمان می‌کند. کافیست یک روز صبح زود بیدار شوید و ببینید تا پایان روز چه زمان زیادی را دراختیار دارید و چقدر کار مفید می‌توانید انجام دهید.
• مهارت مدیریت زمان مثل هر مهارت دیگری نیاز به تکرار و تمرین دارد. ممکن است در روزهای اول تلاشتان زیاد موفقیت‌امیز نباشد، اما اگر ادامه دهید حتما موفق می‌شوید.